Organisation und Prozesse

Abrechnung von entstandenen Fahrtkosten durch Aufwandsspende

Stand: 22.09.2024, Ersteller: Florian Körber

Allgemeines

Der Hauptverein kann für getätigte Fahrten zu Turnieren, Punktspielen, Verbandsveranstaltungen oder im Rahmen von Ausbildungsmaßnahmen (z.B. Übungsleiter oder Schiedsrichter) Fahrtkosten in Form einer Spendenquittung erstatten. Die Spendenquittung kann bei der Einkommensteuererklärung des Mitglieds eingereicht werden und mindert somit die persönliche Steuerlast.

Voraussetzungen für die Ausstellung einer Spendenquittung

• Die Kosten für die Fahrt müssen tatsächlich entstanden sein. Dabei spielt es jedoch keine Rolle, ob die Fahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder einem Auto durchgeführt wurde. Im Umkehrschluss können Mitfahrer im PKW keine Fahrtkosten geltend machen, da ihnen durch eine Mitfahrt keine Kosten entstanden sind.
• Spendenbescheinigungen können nur an Mitglieder des Vereins ausgestellt werden. Bei Jugendlichen und Kindern können Spendenbescheinigungen für die Eltern ausgestellt werden, denen die Fahrtkosten entstanden sind.
• Die Geltendmachung von Fahrtkosten zum Training ist nur für Übungsleiter möglich, die aktiv Übungsleiterstunden abhalten. Als Nachweis haben Übungsleiter zusammen mit der Fahrtkostenaufstellung auch die Trainingstage einzureichen, an welchen ihnen die Fahrtkosten entstanden sind.
• Deadline zur Abgabe der Fahrtkostenabrechnung für das Vorjahr ist jeweils der 28. Februar eines Jahres. Später eingehende Fahrtkostenabrechnungen werden nicht mehr berücksichtigt.

Ablauf

1. Das Formular zur Fahrtkostenformular liegt zum Download auf unserer Webseite.
2. Das Formular ist durch die Antragsteller*in zu unterzeichnen und per E-Mail an die Kassenwartin zu senden (kassenwart@badminton-nuernberg.de)
3. Die Kassenwartin prüft den Antrag und leitet ihn per E-Mail (info@esv-fluegelrad.de) an die Geschäftsstelle des Hauptvereins weiter. Die Antragsteller*in wird über die Freigabe und Weiterleitung informiert (in Cc)
4. Der Hauptverein erstellt die Spendenquittung und sendet sie auf dem Postweg an die Antragsteller*in

Erstellung eines Arbeitsvertrags für nebenamtliche Übungsleiter*innen

Stand: 24.05.2025; Ersteller: Florian Körber

1. Die Vorlage für den Arbeitsvertrag nebenamtlicher Übungsleiter befindet sich in Nextcloud
2. Der Übungsleitervertrag ist von der Verwaltung mit den persönlichen Daten der Übungsleiter*in auszufüllen (Vorname, Name und vollständige Anschrift, Stundensatz, wöchentliche Stunden, Bankverbindung)
3. Die Verwaltung sendet den Vertrag an den Abteilungsleitenden zur Unterschrift (digital genügt)
4. Die Verwaltung sendet den Vertrag an den/die Übungsleiter*in zur Unterschrift (digital genügt)
5. Vom Übungsleitenden sind dem ausgefüllten und unterzeichneten Vertrag folgende Dokumente beizufügen:
   1. Erweitertes, polizeiliches Führungszeugnis
   2. Übungsleiterlizenz (sofern vorhanden)
6. Der vom Übungsleitenden gegengezeichnete Vertrag ist mit den oben genannten Anlagen an die Verwaltung der Badmintonabteilung zu senden
7. Die Verwaltung archiviert die Unterlagen in Nextcloud
   1. Führungszeugnis
8. Die Verwaltung leitet den Vertrag inkl. Anlagen an die Geschäftsstelle des Hauptvereins weiter (info@esv-fluegelrad.de).
9. Der Vorstand des Hauptvereins zeichnet den Vertrag verbindlich für den Hauptverein gegen
10. (?) Der gegengezeichnete Vertrag wird an die Übungsleiter*in gesendet (zu klären)

Anm.: Es ist ausreichend, wenn das Führungszeugnis dem Hauptverein zur Einsicht vorgelegt wird. Falls sich die Übungsleitenden für dieses Verfahren entscheiden, archivieren wir das Führungszeugnis bei uns nicht.

Prozess Eingangsrechnungen sowie Erstattung von Übernachtungskosten, Startgebühren und Auslagen

Jede Eingangsrechnung ist zunächst vom Kassenwart und abschließend vom Abteilungsleitenden abzuzeichnen. Die Eingangsrechnungen werden in DocuWare archiviert, wo auch der interne Freigabeprozess stattfindet. Nach Abschluss des Prüfungsprozesses und der Bezahlung der Rechnung wird der Rechnungsbeleg an den Hauptverein gesendet (DATEV Unternehmen online) und von der Steuerkanzlei des Hauptvereins verbucht.

Der interne Prozessablauf funktioniert wie folgt:

• Anmeldung erfolgt unter DocuWare Login
• Die Rechnungsbelege werden zunächst via Drag & Drop in den Briefkorb "Badminton" abgelegt
• Ablage und Indexierung der Rechnungsbelege mit der Ablagemaske "Badminton Rechnung" durch den Kassenwart
• Dem Kassenwart wird die Rechnung in der Liste "Zu prüfende Rechnungen" angezeigt
• Der Kassenwart prüft, ob die Rechnung korrekt ist (wurde die Ware von uns bestellt, stimmt der Preis?) bzw. ob der Anspruch des Abteilungsmitglieds korrekt ist. Wenn die Rechnung korrekt ist, setzt der Kassenwart den Stempel "Rechnungsprüfung Badminton"
• Der Rechnungsbeleg wird dann dem Abteilungsleiter in der Liste "Geprüfte Rechnungen angezeigt"
• Der Abteilungsleiter gibt die Rechnung mit dem Stempel "Zahlungsfreigabe Badminton" zur Zahlung frei
• Der Rechnungsbeleg wird in der Liste "Zu buchende Rechnungen" für den Kassenwart angezeigt
• Der Kassenwart bucht und bezahlt den Beleg und stempelt den Beleg in DocuWare mit dem Stempel "Gebucht"

Die Abrechnung von Übernachtungskosten, Startgebühren und sonstigen Auslagen von Abteilungsmitgliedern wird über Einreichungsformular gestartet. Der interne Prozessablauf ist identisch zur obigen Ablaufbeschreibung.

Ausbildung von Übungsleiter*innen / Fachübungsleiter (FÜL) bzw. C-Trainer*innen

Stand: 24.05.2025; Ersteller: Florian Körber

• Sofern ein Mitglied der Abteilung einen Trainerschein (C-Trainer, B-Trainer o.ä.) erwerben möchte, ist ein Antrag an den Abteilungsvorstand zu stellen. Der Antrag muss die voraussichtlichen Kosten der Maßnahme und die Terminplanung für den Erwerb des Trainerscheins enthalten. Hier geht´s zum Antragsformular.
• Der Abteilungsvorstand entscheidet dann über die Zulassung und den möglichen Kostenzuschuss für die Ausbildung. Da der Verein die Kosten trägt, muss die Lizenz nach erfolgreicher Ausbildung beim ESV Flügelrad für mindestens 2 Jahre verbleiben.
• Die Anmeldung für einen Übungsleiterlehrgang erfolgt durch die Übungsleiter*in selbst, das zunächst die Kosten auszulegen hat.
• Die Kosten für die Ausbildung werden dann durch die Übungsleiter*in im Rahmen der Kostenerstattung eingereicht und anschließend ausgezahlt. Fahrtkosten zum Ausbildungsort können gegen Aufwandsspende geltend gemacht werden.
• Verlängerungen von Übungsleiterscheinen werden i.R. von der Abteilung gezahlt.

Wichtig:

• Für jede Übungsleiter*in (egal ob Lizenzinhaber oder nicht) ist ein Vertrag mit dem Hauptverein zu schließen. Die Verfahren zur Erstellung des Vertrags ist hier dokumentiert: Erstellung eines Vertrags für Übungsleitende

---

Beantragung von Zuschüssen

sämtliche Fördermöglichkeiten der Stadt Nürnberg findet Ihr hier

Fahrtkostenzuschuss bei der Stadt Nürnberg

Fahrtkostenzuschüsse für DBV Meisterschaften

Vorraussetzungen für den Antrag auf Fahrtkostenzuschuss:

• Einladung des BBV bzw. DBV zur deutschen Meisterschaft
• Namen der eingeladenen, qualifizierten Teilnehmer

Der Antrag auf Zuschuss wird vom Kassenwart bei der Stadt eingereicht. Der Antrag kann bis zu einem Jahr nach der Meisterschaft gestellt werden.

Hinein in den Sportverein

Vorraussetzungen für einen Zuschuss:

• Mitglied im Sportverein (ESV)
• unter 27 Jahre
• Besitzer eines Nürnberg-Passes oder Bezieher von Bildungsgutscheinen

Zuwendungsfähig sind alle Leistungen, die über den reinen Mitgiedsbeitrag hinausgehen:

• Freizeitaktivitäten
• Kursgebühren
• Sportbekleidung
• Sportgeträte
• Fahrten

Rechnungen oder Belege über Ausgaben müssen per Mail an: kassenwart@badminton-nuernberg.de gesendet werden. Der Kassenwart beantragt damit den Zuschuss.

Anfragen von Mannschaftsspielern bzgl. Wechsel zum ESV

• Wenn neue Anfragen von Spieler*innen eingehen, die bei uns in der Mannschaft spielen wollen, diese Anfragen weiterleiten an sportwart@badminton-nuernberg.de und abteilungsleiter@badminton-nuernberg.de
• Sportwart*in und Abteilungsleiter*in sprechen sich ab und entscheiden, wie wir mit der Anfrage umgehen.
• Anschließend geben wir eine Rückmeldung an die Person und setzen post@badminton-nuernberg in Cc.

Prozess "Neue Mannschaftskleidung / Trikotbestellung"

• Die Assistenz fragt im Juni eines Jahres per E-Mail ab, ob jemand für die kommende Saison Trikots benötigt und in welcher Größe die Trikots sein sollen.(Shirts/Polos)
• Die Bedarfe werden von der Assistenz gesammelt und aggregiert und es wird eine Bestellung vorbereitet, die vom Abteilungsleiter und vom Kassenwart freigegeben werden muss. Je nach Kassenlage wird darüber entschieden, wie hoch der zu leistende Eigenanteil der Spieler ist.
• Bestellung inkl. Bedruckung wird von der Assistenz durchgeführt
• Ausgabe an die Spieler direkt vom Lieferanten (i.R. Stephan Wilde)
  • Zentrale Rechnungsstellung an die Abteilung
  • Der Eigenanteil des Spielers für das Trikot ist an den Kassenwart zu überweisen

Prozess "Neumitglied"

• Der Hauptverein meldet neue Mitglieder an die Badmintonabteilung durch Upload der Eintrittsbestätigung
• Es geht eine E-Mail-Benachrichtigung an Verwaltung
• Verwaltung erfasst die Daten des Neumitglieds in Buhl und ändert anschließend den Status des Dokuments in DocuWare auf "erfasst"
• Verwaltung informiert Sportwart, Jugendwart (nur bei Jugendlichen), Freizeitsportwart (nur bei Freizeitsportlern) und Geschäftsführer über das neu eingetretene Mitglied
• Verwaltung versendet Standart E-Mail an neues Mitgleid

Prozess "Austritt"

• Die Geschäftsstelle legt das Austrittsformular in DocuWare ab. (Siehe Prozess "Neumitglied")
• Es geht eine E-Mail-Benachrichtigung an k.duell
• Karin erfasst das Austrittsdatum in clubdesk und ändert den Status in DocuWare auf "erfasst".
• In clubdesk wird der Status von "Aktivmitglied" auf "Ehemaliges Mitglied" geändert.
• Karin informiert Sportwart, Geschäftsführer und Jugendwart / Freizeitwart über den Austritt.
• Karin versenden Standard-Abschieds-E-Mail an ausgetretene Person.
• Zu Jahresbeginn werden alle Informationen der im Vorjahr ausgetretenen Mitglieder von Karin aus clubdesk gelöscht und alle Formulare Ein/Austritt in DW auf den Betreff "erfasst" geändert.

Prozess Anfrage zu Probetraining

• Anfrage an [post@badminton-nuernberg.de]
• Standard E-Mail von Karin an Absender.
• Weiterleitung der Anfrage an die Verantwortlichen
  • für Kinder an: Jugendwart und Trainer
  • für Erwachsene an: Sportwart und Trainer

Prozess "Ehrung erfolgreicher Sportler und Sportlerinnen"

• Vorstand entscheidet bis 31.05 eines Jahres, welche
  • Sportler/ Sportlerinnen
  • Mannschaften
  • Funktionäre

geehrt werden sollen.

• Info an Assistenz / Abteilungsverwaltung über die Entscheidung
• Bereitstellung der benötigten Infos für den Antrag
  • Foto des zu Ehrenden
  • Genaue Bezeichnung des errungen Titels
  • Genaue Bezeichnung der Mannschaft
  • Besonderheiten des entscheidenden Wettkampfs oder Werdegang und bisherige sportliche Erfolge
  • Bei Mannschaften: alle aktiven Teilnehmer/innen und Trainer
  • Bei Funktionäre: Vereins- und Verbandstätigkeiten in zeitlicher Abfolge
• Verwaltung stellt Antrag auf Ehrung an die Stadt Nürnberg Sportservice bis Ende September -> Anträge: https://www.nuernberg.de/internet/sportservice_nbg/sportlerehrung.html#19

Prozess "Ehrenamtspauschale"

• Die Ehrenamtspauschale kann im Rahmen der Steuererklärung (bei Arbeitnehmer Anlage N Zeile 27) im Anspruch genommen werden (ab 2021 840 Euro jährlich)
• Aufwendungen, die durch die ehrenamtliche Tätigkeit entstanden sind, können ebenso als Werbungskosten oder Betriebsausgaben steuerlich abgesetzt werden
• Voraussetzungen
  • wird einmal im Jahr gewährt
  • Ehrenamt gilt als nebenberufliche Tätigkeit
  • beschäftigt in einer öffentlich-rechtlichen oder gemeinnützigen Körperschaft.
• Übungsleiterpauschale
  • bis zu 2400 Euro steuerfreie Einnahmen
  • Aufwendungen, die durch die Übungsleitertätigkeit anfallen können als Werbungs- oder Betriebskostenausgaben abgesetzt werden
• Kombination aus Ehrenamtspauschale und Übungsleiterpauschale
  • bei der Ausübung unterschiedlicher und gesondert vergüteter Ehrenämter (Trainer und Kasse / ÜL und Jugendwart etc)

Erstellung Quartalsnewsletter

• Nutzung der Word-Vorlage, die in Nextcloud liegt. In der Word-Vorlage sind Platzhalter für jedes Ressort
• Jedes Ressort fügt seine Beiträge in der Word-Vorlage ein und kann die Beiträge anderer Ressorts kommentieren
• Tati finalisiert den Inhalt in setzt den Newsletter im Indesgin
• Versand des Newsletters (Abteilungsleiter oder Presse)