Quelltext der Seite Organisation und Prozesse

= Stammdaten =
* Offizieller Vereinsname: ESV Flügelrad Nürnberg e.V.
* Vereinsnummer beim BBV: 07-0158

= Abrechnung von entstandenen Fahrtkosten durch Aufwandsspende =
# Fahrtkostenformular ist vom Fahrer kalanderjährlich auszufüllen (liegt in der Dropbox) und zu unterschreiben
# Fahrtkostenformular an den Abteilungsleiter übergeben
# Abteilungsleiter prüft Fahrkosten und gibt den Fahrtkostenbetrag durch Unterschrift frei
# Abteilungsleiter I Verwaltung  gibt Anträge gebündelt an den Hauptverein
# Hauptverein erstellt (1x pro Jahr) eine Spendenquittung 

Anmerkung: Der Hauptverein sträubt sich aus nicht nachvollziehbaren Gründen gegen eine reine Aufwandsspende durch Nachweis von entstandenen Fahrtkosten. Aus diesem Grunde ist dieses Verfahren nötig, da somit der Betrag der zu erstattenden Fahrtkosten tatsächlich geflossen ist.

= Beantragung von Zuschüssen =
sämtliche Fördermöglichkeiten der Stadt Nürnberg findet Ihr [https://www.nuernberg.de/internet/sportservice_nbg/sportfoerderung.html#1 hier]

== Fahrtkostenzuschuss bei der Stadt Nürnberg ==
===Fahrtkostenzuschüsse für DBV Meisterschaften===
Vorraussetzungen für den Antrag auf Fahrtkostenzuschuss:
*Einladung des BBV bzw. DBV zur deutschen Meisterschaft
*Namen der eingeladenen, qualifizierten Teilnehmer

[https://www.nuernberg.de/imperia/md/sportservice_nbg/dokumente/antraege_formulare/fahrtkostenzuschuss_deutsche_meisterschaft_ausfuellbar.pdf Der Antrag auf Zuschuss] wird vom Kassenwart bei der Stadt eingereicht. 
Der Antrag kann bis zu einem Jahr nach der Meisterschaft gestellt werden.

== Zuschüsse zu überregionalen Turnieren beim BBV ==
== Hinein in den Sportverein ==
====Vorraussetzungen für einen Zuschuss:====
*Mitglied im Sportverein (ESV)
*unter 27 Jahre
*Besitzer eines Nürnberg-Passes oder Bezieher von Bildungsgutscheinen

====Zuwendungsfähig sind alle Leistungen, die über den reinen Mitgiedsbeitrag hinausgehen:====
*Freizeitaktivitäten
*Kursgebühren
*Sportbekleidung
*Sportgeträte
*Fahrten

Rechnungen oder Belege über Ausgaben müssen per Mail an: kassenwart@badminton-nuernberg.de gesendet werden. Der Kassenwart beantragt damit den Zuschuss.

= Übungsleiter = 
* Der Vorstand der Abteilung entscheidet über einen Antrag zur Ausbildung eines FÜL
* Die Kosten für die Ausbildung trägt die Abteilung. Fahrtkosten können gegen Aufwandsspende geltend gemacht werden
* Verlängerungen von Übungsleiterscheinen werden auch von der Abteilung gezahlt
* Die Anmeldung für einen Übungsleiterlehrgang erfolgt durch den Geschäftsführer (nach dem Beschluss des Abteilungsvorstands)
* Bei (angestellten) Übungsleitern muss eine Vereinbarung mit dem Hauptverein getroffen werden.
* Übungsleiter die mit Jugendlichen und / oder Kindern arbeiten muss ein polizeiliches Führungszeugnis vorliegen.Zum Antrag: https://www.nuernberg.de/internet/einwohneramt/fuehrungszeugnis_neu.html

== Trainerschein ==
* Sofern ein Mitglied der Abteilung einen Trainerschein (C-Trainer, B-Trainer o.ä.) erwerben möchte, ist ein formloser Antrag an den Abteilungsvorstand zu stellen. Der Antrag muss die voraussichtlichen Kosten der Maßnahme und die Terminplanung für den Erwerb des Trainerscheins enthalten.
* Der Abteilungsvorstand entscheidet dann über die Zulassung und den möglichen Kostenzuschuss
 Der Trainerschein muss nach erfolgreicher Maßnahme im Original an den Hauptverein übergeben werden und dort für mindestens 2 Jahre verbleiben

== Arbeitsvertrag nebenamtlicher Übungsleiter ==
* Die Vorlage für den '''Arbeitsvertrag Nebenamtlicher Übungsleiter''' befindet sich im DW Archiv Badminton
* Das Word Dokument entsprechend ausfüllen und vom Abteilungsleiter unterschreiben lassen
* Per Post an den entsprechenden Übunglsleiter senden mit der Bitte um Prüfung und weitersenden an den Hauptverein (Thomas Hörber)
* In den Umschlag kommen: 2x Übungsleitervertrag mit Unterschrift des Abteilungsleiters; Rückumschlag adresseirt an den Hauptverein

= Schlüsselregelung =

== Schlüsselinhaber ==

Folgende Personen haben derzeit einen Zugangschip für die Heinz-Wieland-Halle:

* BD1: Thorsten Paulus
* BD2: Lukas Gunzelmann
* BD3: Stephan Wilde
* BD4: Manuel Massari
* BD5: Tatjana Friedrich
* BD6: Peter Reinl
* BD7: Lutz Sedler
* BD?: Florian Körber

Heute fahre ich nochmal in der Geschäftsstelle vorbei und hole die Schlüssel für:
Chris, Angela, Stephan U., Abhilash. Diese werde ich dann am Mittwoch ausgeben.

Somit hätte dann jede Mannschaft mindestens einen Schlüssel.
Zusätzlich sind &quot;Frühkommer&quot; und &quot;Spätgeher&quot; vertreten.

Thorsten Paulus

== Ablauf ==

* Der Schlüsselchip wird vom Hauptverein gegen ein Pfand von 20 Euro ausgegeben.
* Hier ist das Ausgabeformular des Hauptvereins zu finden: [https://www.yammer.com/badmintonesvfl%C3%BCgelradn%C3%BCrnberg/#/files/55918328]

= Prozess Eingangsrechnungen =
* Jede Eingangsrechnung ist sowohl vom Abteilungsleister als auch vom Kassenwart abzuzeichnen. 
* Eingangsrechnungen werden in DocuWare archiviert, wo auch ein interner Freigabeprozess stattfindet, der wie folgt funktioniert:
** Anmeldung erfolgt unter [https://docuware-online.de/DocuWare/Platform/WebClient/ClientAccount/LogIn DocuWare Login]
** Die Rechnungsbelege werden zunächst via Drag &amp; Drop in den Briefkorb &quot;Badminton&quot; abgelegt
** Ablage der Rechnungsbelege mit der Ablagemaske &quot;Badminton Rechnung&quot; durch den Kassenwart
** Ausfüllen der Ablagemaske zur Verschlagwortung des Rechnungsbelegs
** Der Rechnungsbeleg wird dem Abteilungsleiter in der Liste &quot;Neue Rechnungen angezeigt&quot;
** Der Abteilungsleiter gibt die Rechnung nach Prüfung mit dem Stempel &quot;Zahlungsfreigabe Badminton&quot; zur Zahlung frei
** Der Rechnungsbeleg wird in der Liste &quot;Zu buchende Rechnungen&quot; für den Kassenwart angezeigt
** Der Kassenwart bucht und bezahlt den Beleg und stempelt den Beleg in DocuWare mit dem Stempel &quot;Gebucht&quot;
** Ende

= Prozess &quot;Neue Mannschaftskleidung / Trikotbestellung&quot; =
* Die Assistenz fragt im Juni eines Jahres per E-Mail ab, ob jemand für die kommende Saison Trikots benötigt und in welcher Größe die Trikots sein sollen.(Shirts/Polos)
* Die Bedarfe werden von der Assistenz gesammelt und aggregiert und es wird eine Bestellung vorbereitet, die vom Abteilungsleiter und vom Kassenwart freigegeben werden muss. Je nach Kassenlage wird darüber entschieden, wie hoch der zu leistende Eigenanteil der Spieler ist.
* Bestellung inkl. Bedruckung wird von der Assistenz durchgeführt
* Ausgabe an die Spieler direkt vom Lieferanten (i.R. Stephan Wilde)
** Zentrale Rechnungsstellung an die Abteilung
** Der Eigenanteil des Spielers für das Trikot ist an den Kassenwart zu überweisen

= Prozess &quot;Neumitglied&quot; = 
* Der Hauptverein meldet neue Mitglieder an die Badmintonabteilung durch [https://tutum.docuware.cloud/Docuware/Platform/WebClient/Forms/eintritt-austritt?orgID=4550 Upload der Eintrittsbestätigung]
* Es geht eine E-Mail-Benachrichtigung an k.duell
* Karin erfasst die Daten des Neumitglieds in Clubdesk und ändert anschließend den Status des Dokuments in DocuWare auf &quot;erfasst&quot;
* Karin informiert Sportwart, Jugendwart (nur bei Jugendlichen), Freizeitsportwart (nur bei Freizeitsportlern) und Geschäftsführer über das neu eingetretene Mitglied
* Karin versendet Standart E-Mail an neues Mitgleid

= Prozess &quot;Austritt&quot; =
* Die Geschäftsstelle legt das Austrittsformular in DocuWare ab. (Siehe Prozess &quot;Neumitglied&quot;)
* Es geht eine E-Mail-Benachrichtigung an k.duell
* Karin erfasst das Austrittsdatum in clubdesk und ändert den Status in DocuWare auf &quot;erfasst&quot;.
* In clubdesk wird der Status von &quot;Aktivmitglied&quot; auf &quot;Ehemaliges Mitglied&quot; geändert.
* Karin informiert Sportwart, Geschäftsführer und Jugendwart / Freizeitwart über den Austritt.
* Karin versenden Standard-Abschieds-E-Mail an ausgetretene Person.
* Zu Jahresbeginn werden alle Informationen der im Vorjahr ausgetretenen Mitglieder von Karin aus clubdesk gelöscht.

= Prozess Anfrage zu Probetraining =
* Anfrage an [post@badminton-nuernberg.de]
* Standard E-Mail von Karin an Absender.
* Weiterleitung der Anfrage an die Verantwortlichen
** für Kinder an: Jugendwart und Trainer 
** für Erwachsene an: Sportwart und Trainer
= Prozess &quot;Ehrung erfolgreicher Sportler und Sportlerinnen&quot; =
* Vorstand entscheidet bis 31.05 eines Jahres, welche
** Sportler/ Sportlerinnen
** Mannschaften
** Funktionäre
geehrt werden sollen.
* Info an Assistenz / Abteilungsverwaltung über die Entscheidung 
* Bereitstellung der benötigten Infos für den Antrag
** Foto des zu Ehrenden
** Genaue Bezeichnung des errungen Titels
** Genaue Bezeichnung der Mannschaft
** Besonderheiten des entscheidenden Wettkampfs oder Werdegang und bisherige sportliche Erfolge
** Bei Mannschaften: alle aktiven Teilnehmer/innen und Trainer
** Bei Funktionäre: Vereins- und Verbandstätigkeiten in zeitlicher Abfolge
* Verwaltung stellt Antrag auf Ehrung an die Stadt Nürnberg Sportservice '''bis Ende September''' -&gt; Anträge:  https://www.nuernberg.de/internet/sportservice_nbg/sportlerehrung.html#19

= Prozess Abrechnung externer Spieler (Zusatzzahler)=
*Jugendwart gibt Info an Verwaltung (Karin) welche Teilnehmer zu welchem Zeitraum abgerechnet werden soll. ( Name, Zeitraum, E-Mail Adresse)
**Im Januar für das erste Halbjahr
**Im Juli für das zweite Halbjahr
*Verwaltung erstellt  Mail an Eltern/ Teilnehmer mit der Bitte um Bezahlung. 
**cc Kassenwart
**cc Jugendwart
*Kassenwart prüft Zahlungseingang nach 7-10 Tagen.      
**Kein Zahlungseingang: erneute Mail von Kassenwart oder Verwaltung 
**Zahlung ist eingegangen ->  alles bene 😊